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北京服务添彩上合 北辰会展助力上合组织青岛峰会服务保障

作者:王兆寰

来源:华夏时报

发布时间:2018-06-14 09:43:28

摘要:近日,上海合作组织成员国元首理事会第十八次会议在青岛召开。值得注意的是,从北京的APEC领导人会议周到杭州G20峰会,从“一带一路”高峰论坛、厦门金砖会晤到此次上合峰会,在近年来我国一系列主场外交峰会的服务接待中,均出现了北辰集团旗下北辰会展集团派出的管理服务团队的身影。

华夏时报(www.chinatimes.net.cn)记者 王兆寰 青岛报道

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近日,上海合作组织成员国元首理事会第十八次会议在青岛召开。

值得注意的是,从北京的APEC领导人会议周到杭州G20峰会,从“一带一路”高峰论坛、厦门金砖会晤到此次上合峰会,在近年来我国一系列主场外交峰会的服务接待中,均出现了北辰集团旗下北辰会展集团派出的管理服务团队的身影。

2018年,再次“客场作战”的北辰会展团队同时指导了4处场馆、近千名服务保障人员,以“最快速度、最高标准、最硬作风、最佳效果”,圆满完成了会议接待和多种服务保障任务,又一次在世界面前彰显了北京国企形象、中国大国风范,又一次让“北京服务”金字品牌完美绽放。

强强联手

今年的上合峰会,不仅是上海合作组织从六个成员国扩展到八个成员国之后第一次召开会议,更是十九大以后,我国今年重要的主场外交活动之一,也是青岛市历史上承办的最高规格的国际大型会议,意义重大。

山东省、青岛市政府和青岛旅游集团高度重视,在了解到北辰会展并进行全面调研和考察后,决定与北辰会展合作,强强联手,共同完成本次上合峰会的接待服务任务。

2017年10月29日,北辰会展集团与青岛旅游集团签订了委托服务协议,就青岛会议中心的受托管理和接待服务国家重要外事活动展开全面合作。这对北辰会展来说是荣耀,是责任,也是机遇。

2017年11月6日,北辰会展首批人员抵达青岛。此时距离峰会召开只有半年时间。  在青岛旅游集团的统领下,北辰团队承担了场地功能规划、服务流线规划、建设改造顾问指导、工程系统咨询、现场执行管理、会务信息协调、服务英语培训、服务礼仪培训、会议宴会培训、服务演练组织、茶歇设计制作、菜品出品指导、工程保障指导、新场馆组建与运营筹备等任务。

“今年我们的任务最全。”北辰会展青岛项目执行总指挥伊蕾说,跟以往接待的峰会任务相比,今年的任务更多,为期2天的上合峰会中,根据不同会议场景,共有4处场馆参与接待。

北辰会展承担的峰会服务保障任务涉及到会议和餐饮各个方面,包括:迎宾合影、欢迎晚宴、大小范围会议、双边及三边会议(会见)、签字仪式及共见记者会、双边宴会以及灯光焰火艺术表演服务、会时全过程茶歇及西餐设计制作等,为领导人、元首及国际组织负责人、陪同人员及近随、会议代表等累计逾万人次提供国宾服务保障。

有条不紊

接待任务增加后,北辰团队要同时“遥控”青岛国际会议中心、宴会厅等4处场馆。参与的流程也更多了。伊蕾形象地用全过程参与、全专业指导、全角度培训、全岗位保障、全空间运营即“五全”来概括。

记者在采访中了解到,与杭州、厦门峰会相比,本次峰会有着同时主体承接保障任务最繁、场馆改造时间最短、服务准备时间最少、演练场景最难,联合保障单位最多、保障任务最密、服务转场难度最大、外部对接单位和人员最杂等诸项艰辛之处。

在梳理清楚工作任务和流程后,北辰会展迅速建章立制、招兵买马。定下了“峰会为重,物资收货、运营保障、茶歇准备;安全为伴,预防为主、安全防控;制度为先,建立制度汇编、优化管理流程;保障为基,宿舍租赁、装修,解决员工三餐;文化为魂,建立企业文化、增强企业向心力”的思路,一切有条不紊地紧张开展。

在筹备初期,北辰团队面临的条件较为艰苦,场地和设备都还未完善,人员也未到岗。北辰团队克服重重困难,制定完善各类方案,短短几个月时间内,北辰团队完成了40万字的峰会接待服务和联合运行保障方案以及70余万字的场馆运营制度汇编。

峰会期间,青岛国际会议中心恢弘大气的内部环境让人印象深刻。然而,半年前当北辰团队第一天抵达的时候,出现在眼前的还是一个大工地,工地里只有几根结构柱。

工程调度组长胡继和说,工程顾问团队以服务为主线,设备平稳运行为基础,根据以往参与国际会议的经验,从会务接待到工程系统安全运行等角度进行工程保驾,边拟方案边提建议,积极协调各方,推动场馆改造。

统计下来,共编写了25万余字的峰会工程保障方案与应急预案,梳理并绘制峰会保障点位图121个,并在此基础上组建了18个专业组、561人组成的会时联合运行保障团队。

精益求精

从首都北京到钱塘江畔,再到东海之滨和黄海之滨,北辰会展的服务标准一路走来,一路提升。

此次参与接待的500多名服务人员中,既有从当地62家酒店抽调的优秀服务员,也有来自当地4所学校的225名学员,这些学员基本上都是零基础。

针对人员水平参差不齐的情况,北辰团队从今年1月22日开始,对4所学校的225名学员进行封闭式培训,从零基础、全角度培训服务技能。短短3个月,北辰团队将“北辰标准”倾囊相授。统计下来,累计培训超过1200课时。培训结果自然让人惊艳。

俗话说,民以食为天。餐饮摆台所渲染的气氛、食品的口味和质量都影响着参会人员的会务体验。历次峰会上,北辰团队精心准备的各式餐饮,其正宗口感和精致造型让不少国内外与会嘉宾竖起了大拇指。

此次峰会的餐饮筹备上同样花费了不少心思。北辰厨房团队克服困难、精心准备,完成了茶歇菜单10版、简餐菜单2版,近百套菜单的设计、制作及报审;对接总仓,更新12版食材清单并上报,以高标准、严要求的工作作风确保茶歇及简餐的完美呈现。

圆满完成此次上合峰会的服务保障任务既是一个句号,也是一个冒号,等待着书写下一个崭新的篇章。

与峰会保障任务同步推进的场馆运营工作已经准备就绪。今年1月份,北辰会展就青岛国际会议中心的运营业务在青岛成立了专门的运营公司———奥帆公司。奥帆公司总经理赵鹏鹏介绍,运营是青岛国际会议中心下一阶段的首要任务。

自2018年1月起,公司即着手制定后期运营方案,目前,青岛国际会议中心已完成VI设计、吉祥物设计、文创商品设计及打样。场馆在成立之初就十分重视文化建设,也已完成微信公众号及微博注册认证、更新、维护,累计推送微信文章50篇。

接下来,北辰团队将无缝衔接地做好物资交接和会后参观、运营等工作,由北辰会展运营管理的青岛国际会议中心将于今年7月1日正式运营。

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